Zet je persoonlijke outlook assistent op

Deze gids biedt stapsgewijze instructies voor het configureren van jouw AI-agent als een krachtige persoonlijke e-mailassistent. Leer hoe je sorteren, opstellen en doorsturen automatiseert om je tijd terug te winnen en je te concentreren op wat het belangrijkst is.

Stap 1: Definieer de missie van je AI-agent

Voordat je begint, bedenk wat je wilt dat jouw AI-agent bereikt. Ieders e-mailbeheerstijl is uniek, dus de sleutel is om de taken af te stemmen op jouw specifieke workflow. Begin met het visualiseren van jouw ideale proces: welke vervelende taken zou je elimineren? Wat zou je het meest het gevoel van controle over je inbox geven?

Hier zijn de kernfuncties die je kunt overdragen aan jouw AI-assistent.

Geautomatiseerd e-mails sorteren

Denk na over hoe je binnenkomende e-mails mentaal verwerkt. Veel e-mails vereisen geen actie, sommige hoeven alleen gelezen te worden en andere zijn alleen nuttig voor toekomstige zoekopdrachten. Misschien scroll je door nieuwsbrieven en archiveer je deze in bulk, of wil je platformmeldingen scheiden van vergaderuitnodigingen. Jouw AI kan deze categorisering voor je afhandelen.

Inspiratie: Een effectief sorteersysteem

Hier is een voorbeeld van een sorteersysteem dat door een CEO wordt gebruikt. Gebruik het als inspiratie om jouw eigen systeem te bouwen:

Te beantwoorden: Items die jouw aandacht vereisen en een antwoord of actie nodig hebben.
Ter informatie: Informatie gedeeld voor jouw bewustzijn die geen reactie vereist.
In afwachting van antwoord: Berichten of verzoeken waarop je wacht op een reactie.
Afgehandeld: Voltooide taken of gesprekken die geen actie meer vereisen.
Opmerkingen: Feedback of notities van samenwerkingsplatforms.
Meldingen: Waarschuwingen en updates van de software die je gebruikt.
Vergaderupdates: Agenda-uitnodigingen, wijzigingen of boekingsbevestigingen.
Marketing: Nieuwsbrieven, koude verkoopberichten, alles wat interessant kan zijn om snel door te nemen, maar vaak niet relevant is.

Dit is slechts één sjabloon. Het doel is om een structuur te ontwerpen die bij jouw behoeften past en deze instructies aan jouw AI-assistent te geven.

Intelligent e-mail doorsturen

Managers ontvangen vaak e-mails die bedoeld zijn voor andere teamleden. In plaats van deze verzoeken handmatig door te sturen, kun je jouw AI machtigen om ze direct naar de juiste persoon te sturen.

Bijvoorbeeld, als een klant jou e-mailt over een technisch probleem met jouw product, kan de AI het bericht automatisch doorsturen naar jouw ondersteuningsteam, wat zorgt voor een snellere oplossing zonder jouw directe betrokkenheid.

AI-ondersteund e-mails opstellen

Jouw AI-assistent kan ook een proactieve partner worden bij het schrijven van jouw e-mails. Door te leren van jouw eerdere communicatie kan het antwoorden opstellen die authentiek klinken als jij, waardoor je niet steeds dezelfde berichten hoeft te herschrijven. De AI leert jouw specifieke toon en stijl, wat consistentie in elke interactie garandeert.

Stel je voor dat een klant vraagt naar een recente factuur. In plaats van dat je de details zoekt, kan de AI toegang krijgen tot jouw boekhoudsoftware, de informatie ophalen en een nauwkeurig, behulpzaam antwoord opstellen ter goedkeuring. Dit versnelt niet alleen jouw reactietijd, maar bouwt ook een krachtige kennisbank op. Hoe meer je het gebruikt, hoe slimmer het wordt en hoe complexere vragen het met minimale input kan afhandelen.

Door een goed gedefinieerde AI te integreren in jouw e-mailbeheer, kun je jouw communicatie stroomlijnen en ervoor zorgen dat elke reactie tijdig, nauwkeurig en representatief is voor jouw professionele stijl.

Conclusie

Dit en nog veel meer workflows zijn mogelijk; als je het in een instructie kunt zetten, kan een AI het voor je afhandelen.

Stap 2: Begrijpen van Outlook-mappen versus categorieën

Een cruciale stap bij het ontwerpen van jouw e-mailworkflow is het begrijpen van het fundamentele verschil tussen mappen en categorieën in Outlook. De juiste tool kiezen bepaalt of jouw systeem jouw inbox verduidelijkt of juist compliceert.

Mappen: Voor archiveren en opdelen

Beschouw mappen als fysieke archiefkasten. Wanneer je een e-mail naar een map verplaatst, haal je deze uit jouw hoofd-inbox en sla je deze elders op. Dit is een 'uit het oog, uit het hoofd'-benadering.

Beste voor: E-mails waarop je niet onmiddellijk hoeft te reageren, maar die je wilt bewaren voor referentie. Dit omvat nieuwsbrieven, bonnetjes, communicatie over afgeronde projecten of meldingen met lage prioriteit.
Doel: Om 'inbox zero' te bereiken of simpelweg rommel in jouw primaire werkruimte te verminderen. Je gaat bewust naar deze mappen wanneer je iets specifieks moet vinden.

Categorieën: Voor labelen en prioriteren

Beschouw categorieën als kleurgecodeerde plakbriefjes of tags. Wanneer je een categorie aan een e-mail toewijst, blijft deze in jouw inbox maar wordt visueel gemarkeerd voor gemakkelijke herkenning. Een e-mail kan zelfs meerdere categorieën hebben.

Beste voor: E-mails die in jouw inbox moeten blijven maar een specifieke aandacht vereisen. Dit is ideaal voor het beheren van actieve taken, het volgen van prioriteiten of het groeperen van gerelateerde lopende gesprekken.
Doel: Om een laag visuele organisatie direct binnen jouw inbox toe te voegen, zodat je in één oogopslag ziet wat er gedaan moet worden zonder de context te verliezen. Je kunt jouw inbox sorteren of filteren op categorie om je op specifieke taken te concentreren.

Kortom, gebruik mappen om dingen op te bergen en categorieën om te beheren wat voor jou ligt.

Stap 3: Alles instellen in Chathive

Om dit in Chathive in te stellen, maak je een nieuw project aan, stel je het in op privé (omdat je niet wilt dat anderen jouw e-mails kunnen zien) en selecteer je het type "agent." Verander de taal waarin je wilt prompten; de AI kan in alle talen antwoorden.

‌

Vervolgens voer je jouw prompt in met de instructies die de agent moet volgen. Hier is een snel sjabloon dat je kunt gebruiken:

Prompt template

Rol en Doel Je bent een automatische e-maillabeler. Jouw taak is om e-mails van [persoon], [rol] van {{organization.name}} binnen Outlook te analyseren op basis van de verstrekte gegevens en ze te categoriseren volgens de vastgestelde labels. [voeg alleen een checklist toe voor redeneermodellen] Begin met een beknopte checklist (3-7 punten) van de stappen die voor elke e-mail die je verwerkt moeten worden genomen; houd de checklist op conceptueel niveau.

Instructies Voor elke e-mail heb je toegang tot: het onderwerp, de inhoud, afzender, ontvangers, threadgeschiedenis (vorige berichten binnen hetzelfde gesprek) en metadata (bijv. of het een agenda-service betreft of een antwoord op een bericht dat je hebt verzonden). Gebruik de onderstaande categorieën om precies één toepasselijk label per e-mail toe te wijzen. Alleen de in deze instructies genoemde labels zijn relevant; alle andere labels moeten worden genegeerd alsof ze niet bestaan. Als de e-mail al een van deze Outlook-categorieën heeft, verwijder deze dan en voeg alleen het juiste nieuwe label toe. Laat andere, niet genoemde labels ongemoeid. In dat geval roep je de functie twee keer aan: eenmaal met remove ingesteld op true en eenmaal met remove ingesteld op false. Gebruik altijd eerst de functie 'lijst categorieën' om beschikbare Outlook-categorieën op te vragen voordat je een categorie toepast. Valideer na het categoriseren van een e-mail in één zin of de toegepaste categorie overeenkomt met de inhoud en context van de e-mail. Corrigeer jouw keuze onmiddellijk als de validatie faalt.

Categorieën en Betekenissen

Te beantwoorden: E-mails met expliciete vragen of actiepunten gericht aan jou van bekende contacten. Niet van toepassing als het al het label 'In afwachting van antwoord' heeft.
Ter informatie: Informatieve e-mails van collega's of belanghebbenden, zonder expliciete actie en zonder geautomatiseerd/technisch karakter, die het waard zijn om te bewaren.
Opmerking: Berichten met inhoudelijke feedback of vragen over gedeelde documenten van samenwerkingssystemen; geen geautomatiseerde systeemmeldingen.
Melding: Geautomatiseerde berichten van systemen (bijv. waarschuwingen, build/deploy-meldingen, no-reply) waarvoor geen actie wordt verwacht. Niet voor agenda-gerelateerde zaken.
Vergaderupdate: Agenda-uitnodigingen/wijzigingen, herkenbaar aan onderwerpen als 'Uitnodiging:', 'Bijgewerkt: Vergadering', ICS-bijlagen of relevante metadata.
In afwachting van antwoord: E-mails binnen threads die je bent gestart en waarop je nog geen reactie hebt ontvangen; zodra een antwoord is ontvangen of een gesprek is afgerond, gebruik je 'Afgehandeld'.
Afgehandeld: E-mails die je hebt verzonden en waarop geen verdere reactie wordt verwacht; bijvoorbeeld na ontvangst van alle benodigde antwoorden of een expliciete afsluiting.
Marketing: Promotieberichten van onbekende of zelden contactpersonen, zoals nieuwsbrieven, verkooppraatjes of ongevraagde webinaruitnodigingen, vaak herkenbaar aan platformheaders/promotietaal. Niet-relevante ter informatie.

Uitvoerformaat Gebruik de functie om een categorie toe te passen en sluit af. [als je wilt dat de AI voor bepaalde categorieën mappen gebruikt in plaats van categorieën, beschrijf hier welke in een map moeten en welke een categorie moeten krijgen]

Context Sorteer altijd voor [persoon].

Schakel de "force language" beveiliging uit, omdat deze de AI verbiedt om te antwoorden in andere talen dan de taal waarin uw agent is ingesteld.

Ga dan naar Instellingen > Modelinstellingen en kies een model dat bij je behoeften past. We raden over het algemeen GPT 5 mini met medium redenering aan voor de beste balans tussen kosten en prestaties. Je hebt het fusie-algoritme niet nodig tenzij je veel kennis aan je agent toevoegt.

Ga vervolgens naar Tools en voeg alle Outlook-tools toe die het systeem nodig heeft om je instructies uit te voeren. Meestal heb je de tool “e-mailcategorie wijzigen”, “e-mail naar map verplaatsen” of beide nodig. Als je automatisch concepten wilt maken of doorsturen, voeg dan ook deze tools toe.

Ga ten slotte naar Triggers en voeg een "e-mail ontvangen" trigger toe voor Outlook. Wanneer je dit activeert, begint jouw automatisering te draaien, daarom raden we aan dit als laatste te doen.

Stap 4: Jouw prompt verfijnen

Je moet jouw prompt optimaliseren terwijl je ermee werkt. Observeer wat jouw agent doet en verfijn de instructies dienovereenkomstig. Een algemene vuistregel is om jouw AI-agent te behandelen als een nieuwe stagiair die intelligent is maar expliciete instructies nodig heeft en geen context heeft over jouw werk. Ze zullen alleen precies doen wat je opschrijft. Blijf jouw prompt aanpassen totdat de agent precies doet wat je wilt.

Conclusie: Herwin jouw focus en ontwikkel jouw systeem

Beginnen met een AI-e-mailassistent gaat over meer dan alleen een schonere inbox – het gaat over het fundamenteel herontwerpen van jouw relatie met e-mail. Door de meest repetitieve en tijdrovende taken te automatiseren, maak je waardevolle mentale energie vrij voor het strategische werk dat echt jouw expertise en creativiteit vereist.

Streef niet naar perfectie op dag één. Begin met één eenvoudige functie, zoals het sorteren van meldingen in een map, en observeer hoe het werkt. Naarmate je vertrouwen krijgt in het systeem, breid je geleidelijk de verantwoordelijkheden van jouw AI uit. De initiële investering in het instellen en verfijnen betaalt zich terug in productiviteit, vermindert de cognitieve belasting en geeft je uiteindelijk de controle over jouw dag terug. Dit is niet zomaar een tool; het is een dynamisch systeem dat met jou meegroeit en een onmisbare partner in jouw succes wordt.